Lo más importante en la organización de eventos

Lo más importante en la organización de eventos
Una experiencia personal de lo que funcionó y lo que no.

Es un placer que estés aquí, mi nombre es Marielysa y así como a ti a mi también me encanta la organización de eventos.

Personalmente creo que el éxito de un evento radica en el orden y la planificación que se tenga, de lo contrario se notará el día del evento, el reflejo de esa ausencia será lo que más resalté, porque de eso depende que todo salga según lo sueñas tú y tu público.

La experiencia en la organización de eventos

Como comunicadora social trabajé una época en el área de relaciones públicas y hace algunos años organicé uno de los eventos más retadores que pude tener. En ese entonces era una emprendedora en el mundo comercial y aperturé una tienda de diseño.

Al comenzar a planear, lo primero que se hizo fue definir cuál era el objetivo más importante en la planificación de eventos, que para mí era el de publicitar la tienda y hacerla conocer en la comunidad en donde se encontraba.

Todo resultó mejor de lo que esperaba, pero eso sí, luego de los 3 días de evento me convertí en un zombie y llegué incluso a no coordinar bien mis ideas por el nivel de cansancio, allí mi primer error, me costó mucho trabajo designar tareas y eso hizo que terminara sumamente agotada y pudo haber sido perjudicial para mi salud, me exigí demasiado cuando pude haber disfrutado más de los resultados, además que todo sale mejor cuando trabajamos en un equipo de apasionados.

El segundo error fue que no tuve ganancias financieras, pero sí la más importante de las ganancias, la conformidad de los participantes, staff organizador y el número de personas tan grande que llegó a visitarnos, sin duda alguna el objetivo principal se había cumplido mucho más allá del límite de la ciudad que se había trazado, todo valió la pena.

Pero ¿Por qué sin ganancias monetarias? porque el enfoque fue solo “publicitar” y lo logramos con un éxito total, ese fue el tercer error, no definir mejor los objetivos, la ganancia monetaria nunca fue uno y aunque terminamos muy conformes, en una segunda oportunidad pondría ese punto también en el primer lugar.

Aunque no trajo negativas para el evento, si fue una equivocación, sobreestimé el alcance y nunca pensé en la cantidad tan grande de personas que iría, las calles estaban abarrotadas de personas y como era fecha de cobro muchos compraron y por supuesto para las marcas y productores de comida la inversión fue superada por la ganancia.

Entonces ¿Qué fue lo que hizo que el objetivo principal se cumpliera?

Desde el primer día el objetivo era dar a conocer la tienda de diseño, por eso todo el enfoque fue para que en un espacio abierto, se viera su reflejo repleta de color.

La locación era en el jardín de una escuela de música, era un lugar muy emblemático y muy espacioso con una larga cerca negra; este lugar estaba lleno de arte e incluso si te concentrabas en sus hermosos pasillos podías ver las notas musicales flotando con el viento, porque era un lugar mágico e imponente.

Estas fueron algunas de las características más importantes del evento:

El orden y la planificación fue lo que ayudó a que todo saliera mejor de lo que se había soñado. Fue una organización de eventos prediseñada con mucho tiempo de anticipación, todas las ideas se plasmaron y hasta se dibujaron en garabatos. No se limitó la imaginación e incluso se colgó una gran valla en toda la entrada del edificio de 6 por 3 metros de ancho, lo que hacía imposible no ver el lugar.

El gasto fue totalmente cubierto por el alquiler de espacios de cada participante y el apoyo económico de cada patrocinante. A parte con los contactos y medios se organizó una semana antes una gira de radio y televisión, y durante el evento se transmitieron dos programas de radio en vivo. Los patrocinantes ayudaron a decorar la cerca con banderines y colgaron sus pendones en la entrada del evento, eso le dio mucho prestigio al ambiente.

Fue un éxito sin fines de lucro, pero éxito al fin.

Pasos para la organización de eventos

Desde esta experiencia te voy a dar algunos tips de como organizar un evento, de seguro pueden servirte e igual puedes seguir investigando en las experiencias de otros y anexárle más a esta lista:

  1. Definir objetivos: No es necesario establecer un solo objetivo, puede que haya uno central pero la idea es que tengamos al menos 3 y enfocar toda nuestra capacidad en cumplirlos.
  2. Definir el público meta, estudiar lo que más les gusta... y cómo lo desean: ¿Cómo son? ¿Y que les genera interés? Estas son algunas de las preguntas que debemos hacernos cuando realmente queremos alcanzar un público específico y mucho más si deseamos captar su interés y hacer que se mueva de su zona de confort. Hay que colocarse en el lugar de ellos y pensar lo que a nosotros nos gustaría y nos causaría asombro, eso que llegaría a nuestro corazón de seguro llegará al de otros.
  3. Investigar ideas originales que se puedan adaptar al evento: Sin límites imaginemos cosas maravillosas y si el presupuesto no alcanza busquemos la manera de acercarnos mucho a eso que está en nuestra imaginación, todo lo podemos alcanzar siendo realistas y soñadores a la vez.
  4. Asesoramientos: Y si es con personas que ya tengan experiencias parecidas mucho mejor. Si llegamos a ellos con humildad y vulnerabilidad nos darán muchos secretos que podremos adaptar a nuestro evento.
  5. Armar el staff: Si no sabes cómo hacerlo lee nuestro blog post ¿Cómo está conformado el Staff de un evento? es posible que allí encuentres el organigrama que estás necesitando para la planificación de eventos. Un verdadero líder es aquel que sabe delegar. Confía en tu staff, tu mismo lo elegiste.
  6. Comparar los mejores presupuestos: Debemos elegir los mejores proveedores, atrevernos a investigar sobre cada uno de ellos, comparar lo que proponen y escoger no sólo por precio sino también por calidad y responsabilidad.
  7. Establecer fechas concretas: O que sean por lo menos tentativas, pero hay que fijar fechas de organización, para el cumplimiento de cada meta y la más importante, la del evento.
  8. Aprovechar todo canal de difusión: Organizar una gira de medios por lo mínimo con 15 días de anticipación, personalmente creo que mientras más cerca del evento mucho mejor. Si es posible pagar publicidad en RRSS o Google Display segmentando muy bien la locación; whatsapp marketing también funciona muy bien o el repost de varios nano o micro influencers, ellos atraerán al evento muchas personas. Y no olvidemos los medios tradicionales, repartir flyer, pegar afiches, notas de prensas en medios impresos y en las zonas permitidas diseñemos graffitis bonitos y muy llamativos.
  9. Hagamos alianzas: Con patrocinantes y profesionales en el área del evento para que puedan ayudarte con ideas, difusión, presupuesto y con una mano amiga.
  10. Disfrutar al máximo: No lo veamos sólo como un trabajo, veamos cada evento como una fiesta de celebración de nuestros propios logros, una ventana para mostrar lo maravilloso que hay en la mente.

Y no olvidemos por ninguna circunstancia registrar el evento en Festyz dando clic aquí todos los eventos reciben apoyo e incluso votaremos por ellos.

Sé que la planificación de eventos no es fácil pero cuando nos ordenamos, la pasión bailará sola todos los siguientes pasos.

¡Y mucho éxito!